Software-Grundausstattung für kleine Unternehmen & Startups

Auch für kleine Teams ist eine professionelle E-Mail-Adresse mit eigener Domain zentral. Zum Start reicht oft die E-Mail-Lösung des Hosting-Anbieters.

E-Mail wird in der Praxis häufig zusammen mit Website-Hosting bezogen.

Bei mehreren Personen sind gemeinsame Kalender für Meetings, Liefertermine und Abwesenheiten zentral. So werden Ressourcen besser geplant und Terminüberschneidungen reduziert.

Als einfachste Lösung reicht am Anfang ein geteilter Teamkalender mit klaren Regeln für Einträge und Erinnerungen.

Mit jedem neuen Tool wachsen die Risiken rund um Logins und Berechtigungen. Ein Passwortmanager mit Teamfunktionen schafft Ordnung und verbessert eure Sicherheitsbasis.

Für eine sehr kurze Startphase kann eine einfache Übergangslösung genügen. Bei mehreren Personen und vielen Logins braucht ihr jedoch rasch einen Passwortmanager.

Software-Empfehlungen findest du im Verzeichnis in der Kategorie «Passwortmanager».

Für Planung, Angebote, interne Richtlinien und Auswertungen braucht ihr gemeinsam nutzbare Dokumente und Spreadsheets. Eine Office-Suite ist deshalb für kleine Teams zentral.

Als einfachste Lösung reicht am Anfang eine schlanke Office-Suite mit geteilten Dateien, Kommentaren und Versionsverlauf.

Ohne zentrale Ablage entstehen schnell doppelte Dateien, unklare Versionen und Suchaufwand. Eine gemeinsame Struktur mit klaren Zugriffsrechten ist ab dem ersten Teammitglied sinnvoll.

Als einfachste Lösung genügt am Anfang oft ein gemeinsames Dateisystem mit sauberer Ordnerstruktur und klaren Ablageregeln.

Software-Empfehlungen findest du im Verzeichnis in den Kategorien «Dateisynchronisation und Dateifreigabe» und «Dokumentenmanagement».

Auch kleine Startups brauchen früh eine klare Website-Basis für Sichtbarkeit, Vertrauen und Lead-Generierung. Ein Website-Baukasten ist oft der schnellste Start. Ein CMS lohnt sich, sobald ihr mehr Kontrolle über Inhalte, Rollen und Erweiterungen braucht.

Die einfachste Lösung ist häufig eine schlanke Baukasten-Website mit Kontaktformular und wenigen Kernseiten.

Software-Empfehlungen findest du im Verzeichnis in den Kategorien «Website-Baukästen» und «Content-Management-Systeme (CMS)».

Eine praktische Entscheidungshilfe findest du im Artikel «Sechs Wege zur eigenen Website».

Euer Cashflow ist zentral. Darum sollte die Erstellung von Offerten und Rechnungen klar geregelt sein und mit der Buchhaltung zusammenspielen.

In einer sehr frühen Phase können Spreadsheets dafür ausreichen. Spätestens bei mehr Belegen, mehreren Verantwortlichen oder komplexeren Steuerfällen braucht ihr eine spezialisierte Lösung.

Software-Empfehlungen findest du im Verzeichnis in den Kategorien «Fakturierung» und «Buchhaltung».

Sobald ihr Mitarbeitende habt, braucht ihr klare Prozesse für Löhne, Abwesenheiten, Ferien, Spesen und Personalstammdaten. Das reduziert Fehler und entlastet die Administration.

In einer frühen Phase kann eine einfache Lösung mit Spreadsheet und Treuhand-Unterstützung ausreichen. Mit wachsender Teamgrösse lohnt sich eine integrierte Payroll- und HR-Software.

Software-Empfehlungen findest du im Verzeichnis in den Kategorien «ERP» und «Buchhaltung».

Wenn mehrere Personen an mehreren Themen arbeiten, braucht ihr eine nachvollziehbare Zeiterfassung. Das verbessert Planung, Nachkalkulation und Priorisierung.

Je nach Tool könnt ihr Rechnungen direkt aus erfassten Zeiten generieren.

Für den Start kann ein gemeinsames Spreadsheet genügen. Mit wachsendem Team und mehr Projekten lohnt sich jedoch der Wechsel auf eine dedizierte Zeiterfassungssoftware.

Software-Empfehlungen findest du im Verzeichnis in der Kategorie «Zeiterfassung».

Sobald mehrere Personen parallel an Aufgaben arbeiten, braucht ihr eine gemeinsame Sicht auf Verantwortlichkeiten, Prioritäten und Fortschritt. Das reduziert Abstimmungsaufwand und verhindert, dass Aufgaben liegen bleiben.

Für den Start reicht oft ein einfaches Board oder ein Spreadsheet mit klaren Spalten für Status, Zuständigkeit und Termin. Mit wachsender Komplexität lohnt sich ein dediziertes Projektmanagement-Tool.

Wenn mehrere Personen mit Leads und Kundendaten arbeiten, braucht ihr eine zentrale Übersicht über Kontakte, Chancen und nächste Schritte. Das verbessert Nachverfolgung, Abschlussquote und Übergaben im Team.

Für den Start kann ein strukturiertes Spreadsheet reichen. Sobald Vertrieb und Kundenbetreuung zunehmen, lohnt sich ein CRM mit klaren Pipelines und Aktivitätenhistorie.

Mit wachsender Anzahl laufender Verträge lohnt sich ein separates Vertragsmanagement. So behaltet ihr Laufzeiten, Kündigungsfristen und Verantwortlichkeiten besser im Blick.

Als einfachste Lösung reicht zum Start oft eine klare Vertragsliste im Spreadsheet mit Terminen im Kalender.

Software-Empfehlungen findest du im Verzeichnis in der Kategorie «Vertragsmanagement».

Im Startup-Alltag werden viele PDFs ausgetauscht. Eine verlässliche PDF-Lösung spart Zeit bei Korrekturen, Zusammenführung und Qualitätssicherung.

Für einfache Fälle genügt am Anfang oft ein Standard-PDF-Reader.

Software-Empfehlungen findest du im Verzeichnis in der Kategorie «PDF».

Verträge, Angebote und Freigaben sollten ohne Medienbrüche abgewickelt werden. Das reduziert Wartezeiten und macht Entscheidungen nachvollziehbar.

Viele Dokumenttypen benötigen in der Praxis gar keine formelle Signatur. Die konkreten Anforderungen hängen aber vom Dokumenttyp und Rechtsgebiet ab. Prüft deshalb zuerst, bei welchen Dokumenten eine Unterschrift wirklich erforderlich ist.

Wenn nur wenige Verträge anfallen, reicht zu Beginn oft eine manuelle Unterschrift mit PDF-Ablage.

Software-Empfehlungen findest du im Verzeichnis in der Kategorie «Elektronische Signaturen».

Legt zusätzlich einfache Teamregeln fest. Definiert, wo finale Dokumente liegen, wie Berechtigungen vergeben werden und wann Daten archiviert werden.

Bevor ihr euch bindet, prüft Datenexport, Schnittstellen und Lizenzmodell. Mehr Details zum Lizenzmodell findest du im Artikel «Softwarelizenzen».